Saat Anda memilih software akuntansi untuk bisnis Anda, pastikan Anda memahami kebutuhan Anda dan mengetahui fitur apa yang harus dicari sebelum Anda memulai. Pasar penuh dengan aplikasi akuntansi yang berbeda dengan kemampuan berbeda, dan memilih sistem untuk bisnis Anda bisa sangat melelahkan. Ini membantu untuk memprioritaskan fitur yang Anda inginkan, berdasarkan kebutuhan akuntansi, kegunaan, dan harga Anda. Panduan ini mengumpulkan beberapa fitur penting dalam software akuntansi untuk membantu Anda memilih sistem terbaik untuk bisnis Anda.
Anda dapat memilih untuk mengatur sistem pembukuan secara manual (menggunakan buku akuntansi), secara elektronik (spreadsheet) atau menggunakan software akuntansi. Kecuali jika Anda ingin terbiasa dengan praktik pembukuan, software akuntansi adalah pilihan yang paling efisien.
Faktor yang perlu dipertimbangkan saat memilih software akuntansi
Setiap bisnis akan memiliki persyaratan yang berbeda dari perangkat lunak akuntansi. Saat memilih perangkat lunak akuntansi, pertimbangkan pertanyaan-pertanyaan berikut:
• Apakah software akuntansi yang anda beli sesuai dengan kategori usaha, proses bisnis, dan pencatatan data akuntansi di perusahaan anda?
• Apakah sistem melacak stok, pekerjaan yang sedang berjalan, pesanan, pekerjaan, dan persyaratan manajemen tugas lainnya?
• Apakah sistem dapat menangani beberapa rekening bank?
• Apakah sistem tersedia dalam fitur mata uang asing (multi currencies)?
• Apakah sistem melacak catatan keuangan yang terpisah untuk setiap bisnis atau departemen dalam bisnis?
• Apakah sistem memungkinkan untuk berinteraksi dengan sistem komputer lain seperti pembayaran online?
• Apakah sistem menyimpan catatan rinci tentang pelanggan termasuk apa yang mereka beli, seberapa sering mereka membeli dan kapan mereka membeli (sering disebut sebagai CRM (Customer Relationship Management)
Ketahui batasan anggaran Anda
Pertimbangan utama adalah anggaran Anda. Perangkat lunak siap pakai, seperti Accurate, Zahir, Jurnal, QuickBooks, Peachtree, dan MYOB, semuanya sangat terjangkau. Namun, ketika Anda mulai berfokus pada perangkat lunak (software) akuntansi khusus industri, yang juga disebut sebagai perangkat lunak vertikal, biayanya naik dan naik.
Sebagian besar perangkat lunak akuntansi bisnis vertikal dijual melalui pengecer, sehingga mereka dapat mendemonstrasikan program tersebut dan membantu Anda dalam pemasangan, penyiapan, dan pelatihan. Perangkat lunak ini memiliki label harga yang lebih tinggi karena memiliki pasar yang lebih kecil daripada perangkat lunak akuntansi generik, dan Anda harus membayar biaya pemeliharaan tahunan untuk menerima pembaruan dan peningkatan saat diproduksi.
Jangkau bisnis lain dan konsultan perangkat lunak
Cari tahu apa yang orang lain gunakan dalam industri Anda. Oke, mungkin tidak semua orang, tetapi setidaknya beberapa pesaing Anda. Rapat asosiasi bisnis adalah tempat yang tepat untuk membicarakan hal ini, dan Anda juga dapat bertanya kepada akuntan Anda, karena mereka harus memiliki setidaknya satu klien lain di industri Anda. Ada juga konsultan dan atau layanan yang akan membantu Anda mempersempit pilihan untuk perangkat lunak akuntansi keuangan terbaik untuk bisnis Anda.
Buat daftar keinginan Anda
Sekarang Anda telah mendapatkan banyak masukan, sekarang saatnya untuk duduk dan mendokumentasikan apa yang Anda inginkan terkait dengan software akuntansi bisnis untuk perusahaan Anda. Tentu saja Anda mungkin tidak akan menemukan software akuntansi bisnis yang memenuhi setiap item dalam daftar Anda, jadi Anda juga harus memutuskan mana yang tidak Anda inginkan.
Penting untuk menyeimbangkan informasi yang Anda terima dari setiap orang yang Anda ajak bicara dengan beberapa informasi faktual dan pandangan objektif. Beberapa perangkat lunak akuntansi bisnis dapat digunakan sebagai uji coba, memberi Anda gambaran tentang antarmuka dan fungsinya. Beberapa di antaranya adalah program lengkap yang memungkinkan penggunaan dalam jumlah terbatas atau penggunaan dalam jumlah terbatas. Program lain menawarkan fungsionalitas terbatas dalam versi uji coba mereka. Dalam kedua kasus tersebut, sangat bagus untuk bisa mencoba sebelum Anda membeli. Tetapi Budiac menunjukkan bahwa pengujian produk akuntansi dapat melibatkan banyak pekerjaan, jadi pastikan untuk hanya menguji produk yang telah membuat hasil akhir Anda.
Buat keputusan perangkat lunak akuntansi bisnis Anda
Sekarang terserah kamu. Perjalanan berakhir disini. Anda telah berbicara dengan banyak orang, di dalam dan di luar organisasi Anda, dan Anda telah membaca literatur vendor dan ulasan pihak ketiga. Anda telah menggunakan beberapa program, atau setidaknya mengikuti tur layar. Jadi apa faktor penentu? Terserah kamu. Prioritaskan analisis kebutuhan Anda dan pastikan perangkat lunak yang Anda pilih memenuhi sebagian besar, jika tidak semua, fitur yang penting bagi Anda. Tidak ada paket perangkat lunak akuntansi bisnis ‘terbaik’, tetapi ada satu yang terbaik untuk bisnis Anda.
3 Jenis Utama Perangkat Lunak Akuntansi
1. Software Akuntansi Basis Data (Database Accounting Software)
2. Software Akuntansi Terinstal (Installed Accounting Software)
3. Software Akuntansi Cloud (Cloud Accounting Software)
1. Software Akuntansi Basis Data (Database Accounting Software)
Jenis sistem ini digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar bernilai jutaan dolar. Data lebih aman karena bisnis perlu memiliki database yang besar untuk menginstal perangkat lunak jenis ini. Software akuntansi Oracle termasuk dalam kategori ini. Seseorang perlu menyewa insinyur sistem dan konsultan sistem untuk menginstal dan menjalankan jenis perangkat lunak ini di perusahaan Anda. Pada dasarnya, perangkat lunak jenis ini dapat menangani manajemen keuangan, tugas yang lebih kompleks, jaringan yang besar, dan fungsi akuntansi yang rumit. Target: Perusahaan Besar, Bank, Perusahaan Besar. Keuntungan: Fleksibilitas, Keamanan, Kemampuan untuk menangani tugas akuntansi yang kompleks. Kekurangan: Mahal, Biaya Tinggi untuk Perawatan.
2. Software Akuntansi Terinstal/Desktop (Installed/Desktop Accounting Software)
Di area di mana koneksi internet lambat dan terbatas, bisnis dapat memanfaatkan perangkat lunak akuntansi dalam bentuk CD atau DVD yang perlu Anda instal di desktop atau laptop Anda. Target: Startup, Usaha Kecil Menengah (UKM). Keunggulan: Mudah dipasang, berbagai akuntan dapat menggunakannya. Kekurangan: Sulit untuk menyesuaikan, sulit digunakan di banyak lokasi, batasan jumlah PC yang dapat menggunakan perangkat lunak karena pembatasan oleh pabrikan, data hanya tersedia di komputer atau laptop Anda dan tidak tersedia secara online dan tidak dapat dibagikan untuk yang lainnya
3. Perangkat lunak Cloud/Online Accounting (Cloud/Online Accounting Software)
Perangkat lunak akuntansi ini tersedia secara online dan data dapat diakses melalui Internet atau Cloud. Contoh perangkat lunak akuntansi tipe cloud adalah Accurate, Zahir, MYOB, Quickbooks, dan lain – lain. Sasaran: UKM. Keunggulan: Lebih murah, data Anda tersedia secara online dan dapat diakses kapan pun dan di mana pun, Anda dapat menghubungkannya dengan rekening bank online Anda. Kekurangan: Perlu sosialisasi dalam hal fungsionalitas. Saat ini, layanan akuntansi berbasis cloud semakin populer untuk pemula dan bisnis skala kecil.
Untuk pemula, Zahir Accounting juga merupakan pilihan yang baik. Zahir Accounting hadir dengan uji coba gratis selama 30- hari bagi bisnis yang ingin mencobanya terlebih dahulu. Software akuntansi berbasis cloud ini memungkinkan Anda membuat dan mengirim kuitansi dan tagihan dengan mudah ke pelanggan. Itu juga dapat mengatur dan mengelola pengeluaran Anda saat Anda melakukan sesuatu yang lebih penting. Salah satu fitur bagus dari Zahir Accountingadalah Anda dapat mengekspor data ke aplikasi Excel, dan lain – lain.
Zahir accounting adalah software manajemen bisnis yang memberikan kemudahan dalam mengelola dan menyajikan laporan dari berbagai aktifitas bisnis, seperti: penjualan, pembelian, stok, keuangan, akuntansi, asset, proyek, dll. Dirancang tepat untuk kebutuhan bisnis di Indonesia.
Akses antarcabang terintegrasi
Proses bisnis yang terintegrasi membuat laporan keuangan perusahaan Anda dapat dilihat secara real time sehingga sangat mudah dalam pengambilan keputusan bisnis.
Keamanan data terjamin
Kenyamanan Anda dalam mengakses data dengan aman di Zahir Online selalu kami utamakan. Zahir Online menggunakan sistem enkripsi yang didukung dengan sambungan internet Extended Validation (EV) SSL Certificate (Green Bar).
Memantau inventori antarcabang
Anda dengan mudah memantau persediaan barang baik persediaan antargudang maupun persediaan antarcabang sehingga Anda bisa mengetahui kondisi perputaran persediaan.
Faktur yang dapat didesain
Anda dapat mereka bentuk tampilan faktur semua transaksi hanya dengan menggunakan fasilitas desain dengan gaya tata letak menurut kehendak Anda.
Mengendalikan kewenangan setiap pengguna
Kewenangan akses setiap pengguna dapat diatur bahkan terdapat rekam jejak aktivitas sehingga risiko adanya penyalahgunaan data keuangan dapat dielakkan.
Mengelola Utang dan Piutang
Utang dan piutang dapat Anda kelola secara real time. Anda juga bisa mengetahui informasi utang dan piutang jatuh tempo menggunakan fasilitas pengingat (reminder) sehingga Anda dapat merencanakan keuangan dengan lebih baik.
Kirim faktur lebih cepat
Pengiriman faktur bisa Anda lakukan lebih cepat dan mudah dengan fitur kirim email. Dalam sekejap saja, faktur langsung diterima di email penerima yang Anda tuju.
Mendukung transaksi jasa & nirlaba
Mendukung transaksi jasa & nirlaba seperti kontraktor, jasa pengiriman, sekolah, jasa perjalanan (travel), yayasan, non-governmental organization, dan lain-lain.
Meninjau laporan laba-rugi per departemen dan proyek
Laporan laba-rugi per departemen dan proyek tersedia secara cepat sehingga Anda mudah meninjau anggaran dan kenyataan pendapatan yang masuk, biaya yang dikeluarkan, serta keuntungannya.
Selain itu, salah satu software akuntansi terbaik dan terkenal adalah Accurate, Jurnal, MYOB, Quickbooks. Untuk bisnis kecil, Quickbooks membuat akuntansi menjadi mudah, sederhana, dan mudah dikelola.
Terakhir, dengan demikian pilihlah software akuntansi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Teliti, pelajari dan coba perangkat lunak akuntansi yang disebutkan di atas. Software akuntansi sangat berharga dalam kelangsungan dan efektivitas bisnis Anda. Itu bisa membuat angka-angka itu lebih mudah diatur dan lebih mudah dipahami. Dengan menggunakan perangkat lunak akuntansi, Anda dapat dengan mudah membuat laporan keuangan yang lebih profesional dan komprehensif yang sangat diperlukan dalam bisnis apa pun.
