Jasa pembukuan adalah jasa profesional yang berhubungan dengan proses pencatatan transaksi keuangan, dan merupakan bagian dari proses akuntansi dalam bisnis dan organisasi lain, yang melibatkan persiapan dokumen sumber untuk semua transaksi, operasi, dan kegiatan bisnis lainnya. Transaksi termasuk pembelian, penjualan, penerimaan dan pembayaran oleh individu atau organisasi atau perusahaan. Ada beberapa metode pembukuan standar, termasuk sistem pembukuan tunggal (single entry bookkeeping) dan sistem pembukuan ganda (double entry bookkeeping).
Sistem entri tunggal (single-entry bookkeeping)
Catatan pembukuan utama dalam pembukuan single-entry adalah buku kas, yang mirip dengan register rekening giro, kecuali semua entri dialokasikan di antara beberapa kategori akun pendapatan dan beban. Catatan akun terpisah disimpan untuk kas kecil, hutang dan piutang, dan transaksi relevan lainnya seperti persediaan dan biaya perjalanan. Untuk menghemat waktu dan menghindari kesalahan perhitungan manual, pembukuan single entry dapat dilakukan hari ini dengan aplikasi (software) pembukuan do-it-yourself.
Sistem entri ganda (double-entry bookkeeping)
Sistem pembukuan entri ganda adalah seperangkat aturan untuk mencatat informasi keuangan dalam sistem akuntansi keuangan di mana setiap transaksi atau peristiwa mengubah setidaknya dua akun buku besar nominal yang berbeda.
Apa yang Dilakukan Pembukuan untuk Bisnis Kecil Anda?
Pemegang buku bertanggung jawab untuk menjaga buku Anda dengan cermat setiap hari. Mereka umumnya melakukan semua entri data ke buku besar atau perangkat lunak akuntansi. Mereka fokus pada pencatatan transaksi keuangan bisnis melalui pengelolaan catatan, pelacakan transaksi, dan pembuatan laporan keuangan. Tugas lainnya meliputi:
– Memasukkan, coding dan membayar tagihan
– Membuat dan mengirim faktur pelanggan
– Mengumpulkan piutang jatuh tempo
– Rekonsiliasi rekening bank
– Mengelola vendor untuk hutang dagang dan klien untuk piutang usaha
– Analisis akun laporan keuangan
– Makalah kerja untuk penutupan akhir bulan dan dukungan audit
– Melampirkan dokumen untuk dukungan pajak dan pemeriksaan
– Mempersiapkan dokumen sumber klien untuk dukungan audit
Biaya Pembukuan Dasar – Paruh Waktu vs. Penuh Waktu vs. Alih Daya
Jika pembukuan dasar adalah semua yang dibutuhkan perusahaan Anda pada tahap ini, Anda harus memutuskan apakah akan melakukan pembukuan di rumah atau jika Anda harus melakukan outsourcing. Jika Anda memutuskan untuk menyewa dan mengelola pemegang buku, Anda juga harus memutuskan apakah posisi tersebut paruh waktu atau membutuhkan pemegang buku penuh waktu dan biaya penuh. Jika Anda memutuskan untuk melakukan outsourcing, ada beberapa cara untuk melakukannya termasuk layanan pembukuan lokal, kantor jasa akuntansi lokal yang menawarkan layanan pembukuan, dan perusahaan pembukuan nasional yang terspesialisasi dan dialihdayakan. Mari kita lihat tiga opsi berbeda yang dapat dipertimbangkan perusahaan Anda untuk memenuhi kebutuhan ini.
Pembukuan Paruh Waktu untuk Bisnis Kecil hingga Menengah
Biaya pemegang buku paruh waktu dapat sangat bervariasi. Tarif per jam untuk pembukuan internal paruh waktu rata-rata sekitar 20rb – 50rb / jam tergantung pada deskripsi pekerjaan dan lokasi. Mereka biasanya melakukan tugas pembukuan dasar dan perlu diawasi dan dikelola. Jika Anda dapat mengelola pekerjaan Anda dan beberapa bagian akuntansi setiap bulan tetapi membutuhkan sedikit bantuan tambahan, seorang pemegang buku paruh waktu mungkin cocok untuk bisnis Anda. Mereka dapat melakukan pekerjaan seperti memasukkan tanda terima dan melacak lembar waktu karyawan, piutang dan hutang dagang. Saat mempekerjakan pemegang buku paruh waktu, manajemen masih membutuhkan seseorang yang meninjau pekerjaan pemegang buku.
Seringkali bisnis mencoba melatih manajer kantor atau karyawan lain dengan kapasitas untuk menjadi pemegang buku paruh waktu. Meskipun ini dapat berhasil dan seringkali merupakan pilihan yang paling murah di atas kertas, ada risiko yang terkait jika keluaran karyawan paruh waktu atau manajer kantor tidak sesuai dengan standar. Dan biaya pengawasan, biasanya pada waktu pemiliknya, bisa menjadi signifikan.
Pembukuan Penuh Waktu untuk Bisnis Kecil hingga Menengah
Seorang pemegang buku penuh waktu menangani fungsi akuntansi sehari-hari untuk kantor Anda. Menjaga pembukuan Anda teratur dan mutakhir adalah dasar dari kekuatan finansial bisnis Anda. Mempekerjakan pemegang buku penuh waktu dalam situasi ini bisa menjadi jawaban yang tepat untuk Anda. Anda dapat mengharapkan pemegang buku dengan biaya penuh untuk menjalankan operasi yang terkait dengan pembayaran tagihan, penagihan klien, pengelolaan lembar waktu dan penggajian, dan pemrosesan laporan keuangan pada akhir bulan. Sebagai pemilik bisnis, Anda masih perlu memeriksa hasil akhirnya untuk menjamin keakuratannya.
Pembukuan Outsourcing untuk Usaha Kecil Menengah
Sama seperti mempekerjakan pemegang buku internal dan menentukan peran mereka, Anda harus memutuskan bagian mana dari manajemen keuangan Anda yang masuk akal untuk dialihdayakan termasuk fungsi pembukuan. Harga rata-rata outsourcing kebutuhan pembukuan Anda berkisar dari 5.000.000 hingga 10.000.000 sebulan tergantung pada jumlah transaksi dan kompleksitas layanan yang diperlukan. Manfaat utama dari outsourcing adalah memberikan Anda kemampuan untuk menyesuaikan layanan yang Anda terima dengan kebutuhan pembukuan Anda.
Selain itu, Anda dapat melakukan outsourcing akuntansi manajemen yang lebih canggih dan fungsi pengontrol untuk menerima “departemen akuntansi virtual” yang lengkap, yang tentunya akan menambah biaya bulanan Anda, tetapi bisa menjadi apa yang Anda butuhkan pada tahap ini dalam siklus pertumbuhan Anda.
Jika bisnis Anda bergerak ke tahap pertumbuhan, Anda perlu mempertimbangkan untuk lulus ke akuntansi berbasis akrual penuh, dengan laporan keuangan dan manajemen yang membantu Anda menskalakan. Biasanya Anda akan membutuhkan tingkat manajemen keuangan ini tidak hanya untuk diri Anda sendiri tetapi untuk pemegang saham utama Anda termasuk bank, investor dan penasihat. Jika pembukuan paruh waktu atau internal bukan solusi ideal, beralih ke pembukuan atau akuntansi outsourcing bisa menjadi pilihan terbaik Anda.
Banyak bisnis yang khawatir tentang beralih ke outsourcing, tidak memahami bagaimana bagian-bagian tersebut cocok dengan model ini. Namun dengan kemajuan teknologi saat ini, alih daya tidak pernah semudah ini. Outsourcing dapat menyediakan layanan pembukuan yang lebih maju dan lebih murah daripada layanan pembukuan in-house pada umumnya. Outsourcing juga menawarkan banyak manfaat yang tidak dapat Anda peroleh dengan pemegang buku internal. Saat ini ada banyak jenis perusahaan outsourcing back office, mulai dari outsourcing hanya proyek, tarif per jam, biaya layanan bulanan berulang tetap, dan paket lainnya agar sesuai dengan kebutuhan unik setiap bisnis. Jika Anda berkembang, layanan pembukuan yang dialihdayakan harus dapat membantu Anda menskalakan dengan menambahkan akuntansi layanan penuh saat Anda siap. Manfaat lain dari memindahkan pembukuan Anda ke outsourcing adalah Anda mungkin dapat mengubah peran karyawan yang ada, misalnya sebagai pemegang buku paruh waktu, dan memindahkannya ke peran yang menghasilkan pendapatan, bukan sebagai beban. Bebaskan karyawan Anda yang baik untuk membantu Anda fokus pada pertumbuhan!
Jenis Pembukuan Apa yang Terbaik untuk Perusahaan Anda?
Ada perbedaan besar antara ketiga jenis pemegang buku dan apa yang masing-masing dapat menawarkan bisnis Anda. Cari tahu mana yang cocok untuk bisnis Anda dan mulailah mengatasi masalah, atau potensi masalah, dengan buku Anda.
Kapan waktu terbaik untuk beralih ke layanan akuntansi outsourcing?
Kantor Jasa Akuntan dapat berfungsi sebagai departemen pembukuan dan akuntansi tingkat lanjut yang dialihdayakan oleh Anda. Kami menyediakan layanan klien yang luar biasa dengan tim pemegang buku, akuntan staf, dan pengontrol yang memberikan keahlian yang Anda butuhkan untuk membantu bisnis Anda meningkatkan arus kas dan meningkatkan keuntungan.